經(jīng)過之前新手入門的介紹，應(yīng)該知道WPS 2012辦公軟件擁有強(qiáng)大的辦公功能，十大文檔創(chuàng)作工具深受用戶的喜愛，但是你知道嗎?在10大文檔創(chuàng)作工具中有一鍵輸出PDF文件的功能，可以將文檔轉(zhuǎn)換成PDF格式。

　　一、輸出PDF

　　PDF全稱Portable Document Format，譯為可移植文檔格式，其最大優(yōu)點就是與跨系統(tǒng)平臺使用，也就是說使用PDF無論在哪種打印機(jī)或者顯示器上都可保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印或顯示效果與你輸入時的效果相同。其次，PDF的制作可以進(jìn)行加密、權(quán)限設(shè)置，文檔的保密性較其他格式有所提高。因此在工作、學(xué)研中PDF的使用率非常高，尤其在外企和高新技術(shù)企業(yè)，PDF成為文檔交換與傳送的首選格式。

輸出PDF

　　新版WPS文本編輯完畢后點擊菜單欄左上角的“WPS文字” 選項后出現(xiàn)的下拉欄選擇“輸出為PDF格式...” 則出現(xiàn)如圖1所示的對話框，通過瀏覽或輸入指定的文件保存位置，按下確定按鈕，即可導(dǎo)出，若導(dǎo)出成功，會出現(xiàn)“導(dǎo)出完成”提示，如果選擇打開文件，即可觀看PDF格式文檔，若果不需要可選擇關(guān)閉。(提示：請確保所在電腦安裝有PDF閱讀器，如Adobe Reader)

　　二、PDF高級選項

　　如果要詳細(xì)設(shè)置PDF，可以在輸出前點擊“高級(M)” 按鈕，則會出現(xiàn)詳細(xì)對話框，如想關(guān)閉高級設(shè)置，則點擊“常規(guī)(L)”按鈕。

PDF高級選項

　　1、“批注(C)”、“超鏈接(H)”、“腳注和尾注鏈接(N)”選項主要與批注信息相關(guān)，特別是學(xué)術(shù)性文獻(xiàn)，如論文、專著撰寫中經(jīng)常使用。根據(jù)需要，有時需要導(dǎo)出批注、腳注信息則在高級選項中打鉤，如果不需要導(dǎo)出則取消勾選。

　　2、書簽是PDF文檔快速跳躍到相關(guān)信息的輔助功能，特別在長文檔中使用十分普遍。新版WPS設(shè)置了三種方式導(dǎo)出書簽，即標(biāo)題樣式、其他樣式、自定義樣式，其中標(biāo)題樣式轉(zhuǎn)換最為簡單，但是需要注意的是在文檔撰寫中需要對文檔中“標(biāo)題”文字的格式設(shè)置為標(biāo)題1或標(biāo)題2、標(biāo)題3。如果不在PDF導(dǎo)出中設(shè)置書簽，則需要使用Adobe acrobat等專業(yè)軟件進(jìn)行設(shè)置。

　　三、權(quán)限設(shè)置

　　勾選“權(quán)限設(shè)置(E)”，即可對PDF文檔的閱讀權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。

　　第一步，設(shè)置密碼，只有設(shè)置了密碼之后的權(quán)限設(shè)置才能生效，否則使用者可以輕易更改權(quán)限。設(shè)置密碼后再在"確認(rèn)(F)"一欄中重復(fù)輸入密碼，并妥善保存。

　　第二步，設(shè)置基本權(quán)限，即“允許更改(D)”(如果取消勾選，使用者只能閱讀，不能更改文檔)、“允許復(fù)制(D)”(如果取消勾選，使用者只能閱讀，不能復(fù)制文檔中的文字與圖像。但是使用者仍能通過文字識別類軟件進(jìn)行識別)、“允許添加批注(A)”(如果取消勾選，使用者將不能在PDF閱讀器中進(jìn)行批注)。

　　第三步，設(shè)置打印權(quán)限(R)，可以有三種設(shè)置“不允許打印”、“低質(zhì)量打印”、“不受限打印”。“不允許打印”與“不受限打印”非常好理解，“低質(zhì)量打印”主要是指文檔中的圖片打印分辨率將調(diào)低，會影響打印效果，即所謂的圖不清楚。

　　第四部，設(shè)置文件打開密碼，可以設(shè)置，也可以不設(shè)置。如果設(shè)置打開密碼，請注意“文件打開密碼”不能與"權(quán)限設(shè)置密碼"相同，如果相同則無法導(dǎo)出。如果“文件打開密碼設(shè)置”成功,再打開該P(yáng)DF文檔時，需要輸入口令，如不能輸入準(zhǔn)確口令，則無法打開該P(yáng)DF文檔。

　　在具體使用中，特別是企業(yè)、學(xué)校等公共網(wǎng)絡(luò)，如使用者既希望分享，又同時只想特定人群可以閱讀。可以先將加密的PDF文檔上傳至公共FTP區(qū)，然后通過Email、手機(jī)短信的形式通知特定人群文件打開密碼與存放位置，即可方便、快捷又保密的分享文件。

　　以上介紹了WPS 2012版十大文檔創(chuàng)作工具中的一鍵輸出PDF功能，可以將文檔以PDF格式輸出，當(dāng)然對于PDF文件還可以進(jìn)一步進(jìn)行加密操作，如打印權(quán)限，閱讀權(quán)限等等，操作過程簡單快捷。