在往Excel中錄入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到大量的重復(fù)數(shù)據(jù)，比如有這么一個(gè)工作表，第一列顯示任務(wù)名，第二列顯示任務(wù)執(zhí)行者，第三列顯示執(zhí)行者的性別，其中任務(wù)執(zhí)行者為固定的幾個(gè)人交替執(zhí)行，性別顯然不是男就是女，也是重復(fù)性的。遇到類似這種情況，就可以通過Excel數(shù)據(jù)有效性的設(shè)定，既可避免重復(fù)輸入，又能確保不會(huì)出錯(cuò)。

　　首先將光標(biāo)移到“性別”一列的頂部，這時(shí)光標(biāo)變成向下的箭頭，此時(shí)點(diǎn)擊將全選這一整列。

　　切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊其中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，從下拉菜單中繼續(xù)點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”。

　　在彈出的數(shù)據(jù)驗(yàn)證對(duì)話框中，將驗(yàn)證條件中“允許”設(shè)置為“序列”，并在來源中直接輸入“男,女”(不含外側(cè)引號(hào)，中間以英文逗號(hào)隔開)。

　　現(xiàn)在在輸入性別時(shí)，不用一個(gè)一個(gè)手動(dòng)輸入，只需要點(diǎn)擊下拉按鈕，然后從下拉項(xiàng)中直接選擇就可以了。

　　擴(kuò)展技巧1：

　　除了上述直接輸入可選項(xiàng)外，還有一種方法，就是在Excel表格的某處先行輸入各選項(xiàng)。然后同上操作，全選“執(zhí)行者”這一列，并調(diào)出數(shù)據(jù)驗(yàn)證對(duì)話框，設(shè)置驗(yàn)證條件為“序列”。在“來源”一項(xiàng)中，此處不再直接手工輸入，而是點(diǎn)擊其右側(cè)的彩色按鈕，然后選中表格中已經(jīng)錄入好的數(shù)據(jù)項(xiàng)，這幾個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的位置將自動(dòng)顯示在數(shù)據(jù)驗(yàn)證框中，再次點(diǎn)擊其右側(cè)的彩色按鈕確認(rèn)，返回到數(shù)據(jù)驗(yàn)證完整對(duì)話框中，點(diǎn)擊“確定”即可。

　　此時(shí)在“執(zhí)行者”，不需要一個(gè)一個(gè)輸入執(zhí)行者姓名，點(diǎn)擊下拉按鈕然后進(jìn)行選擇就可以啦。

　　擴(kuò)展技巧2：

　　如果強(qiáng)行輸入已經(jīng)設(shè)置好的數(shù)據(jù)驗(yàn)證之外的數(shù)值，系統(tǒng)就會(huì)彈出警告，指數(shù)據(jù)驗(yàn)證不匹配，以確保輸入的正確。

　　如果覺得上述提示框中的警告過于生硬，其實(shí)你還可以定制自己的提示語。在數(shù)據(jù)驗(yàn)證對(duì)話框中，切換到“出錯(cuò)警告”，可以選擇警告的樣式，也可以隨意設(shè)置警告提示語。

　　怎么樣，這個(gè)Excel的數(shù)據(jù)驗(yàn)證是不是很有用?對(duì)了，這一功能在WPS中同樣適用，不過在WPS里，它叫作“數(shù)據(jù)有效性”。