在 Excel 中，排序可選擇以當前選定區(qū)域排序和以“擴展選定區(qū)域”排序，前者僅排一列，后者則排一行。另外，Excel 除可排序數(shù)值和文本外，還可以按單元格顏色、字體顏色和單元格圖標排序。數(shù)值和文本排序可分為升序和降序，按單元格顏色和字體顏色排序只能把選擇的顏色排到前面或后面，按單元格圖標排序也只能把選擇的圖標排到前面或后面。

在默認情況，Excel只按一個條件排序，但可以自定義二個或二個以上的排序條件。另外，Excel默認按列排序，如果要按行排序，也可以把默認值改為按行排序。

一、Excel排序如何選擇依據(jù)

（一）以當前選定區(qū)域排序（Excel列排序）

1、假如要對某班成績表的“高數(shù)成績”按“升序”排序。單擊第二列列號 B，選中第二列，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“升序”圖標（A→Z），打開“排序提醒”窗口，選擇“以當前選定區(qū)域排序”，單擊“排序”，則高數(shù)成績按升序排序；操作過程步驟，如圖1所示：

圖1

2、從演示中可知，只有“高數(shù)”成績按升序排序，其它列并沒有調(diào)整排序，說明“以當前選定區(qū)域排序”只排序選中列的數(shù)據(jù)。

（二）以“擴展選定區(qū)域”排序（Excel表格排序）

1、假如要把水果銷量表格中的銷量按“升序”排序。框選 D2:D7，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“A→Z”升序圖標，打開“排序”提醒窗口，保持默認的“擴展選定區(qū)域”，單擊“排序”，則表格按升序排序；操作過程步驟，如圖2所示：

圖2

2、排序依據(jù)選擇“擴展選定區(qū)域”，不光“銷量”列按升序排序，其它各列也隨之排序，即一列排序帶動一行排序。例如：“龍眼”的銷量為 2685，在排序之前，它排第一，按升序排序后，它排到第五，“龍眼、漿果和 5”也隨之排到了第五。

以當前選定區(qū)域排序與擴展選定區(qū)域的區(qū)別：前者只排序選中列，后者排序所有列（即排序一行）。

（三）按單元格顏色排序

1、右鍵法。假如要把“橙色”的單元格排到最前面；右鍵“橙色”的單元格，在彈出的菜單中選擇“排序”，在展開的選項中選擇“將所選單元格顏色放在最前面”，則“橙色”單元格排到第一位，但其它單元格的次序并未改變；再右鍵“綠色”的單元格，同樣方法把它排到前面，兩個綠色的單元格排到前面；操作過程步驟，如圖3所示：

圖3

2、選擇顏色法。假如要把“紅色”的單元格排到最前面和最后；框選 C2:C7，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“排序”，在打開的“排序提醒”窗口中單擊“排序”，打開“排序”窗口，主要關鍵字選擇“價格”，排序依據(jù)選擇“單元格顏色”，單擊“次序”下面的黑色小倒三角，在彈出的顏色中選擇“紅色”，單擊“確定”，則“紅色”單元格排到了第一位；再次打開“排序”窗口，展開“次序”下拉列表框，“紅色”已經(jīng)自動排到了右邊第一個（它原來在右邊第二個），說明選擇“在頂端”時，排到第一的顏色會被調(diào)到右邊第一個，單擊“在頂端”所在的下拉列表框，選擇“在底端”，單擊“確定”，“紅色”的單元格排到了最后；操作過程步驟，如圖4所示：

圖4

（四）按字體顏色排序

1、右鍵法。假如要把“紅色”的“香蕉”排到第一位；右鍵“香蕉”所在的單元格，在彈出的菜單中依次選擇“排序”→“將所選字體顏色放在最前面”，則“紅色”的“香蕉”排到第一位，而其它單元格的文字次序并無變化；操作過程步驟，如圖5所示：

圖5

2、選擇字體顏色法。假如要把“紫色”的“沙糖桔”排到第一位；選中 A 列任一單元格，如選中 A3，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“排序”，打開“排序”窗口，主要關鍵字選擇“名稱”，排序依據(jù)選擇“字體顏色”，單擊“次序”下面的黑色小倒三角，然后選擇“紫色”，單擊“確定”，則“紫色”的“沙糖桔”排到了第一位；操作過程步驟，如圖6所示：

圖6

提示：不框選單元格，只是選中其中一個單元格，則默認按“擴展選定區(qū)域”排序。另外，如果要把所選顏色排到最后，在“排序”窗口的右邊，把“在頂端”選擇為“在底端”，在按單元格顏色排序已經(jīng)演示過。

（五）按單元格圖標排序

一個表格中，銷量共分為三個等級，銀色星形為一個等級（2000 以下），半金色星形為第二個等級（2000 - 3000），金色星形為第三個等級（3000 以上），現(xiàn)在要求把金色星形的排在最前面。

1、右鍵選擇法。右鍵其中一個金色星形所在的單元格（如 D3），在彈出的菜單中，依次選擇“排序”→“將所選單元格圖標放在最前面”，則所有標有金色星形的銷量排到最前面，而標有其它星形的銷量次序沒有變化；操作過程步驟，如圖7所示：

圖7

2、選擇圖標法。選中 D 列任一單元格，如選中 D2，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“排序”，打開“排序”窗口，主要關鍵字選擇“銷量”，排序依據(jù)選擇“單元格圖標”，單擊“次序”下面的黑色小倒三角，然后選擇“金色星形”，單擊“確定”，則所有標有金色星形的銷量也排到最前面，而標有其它星形的銷量次序也沒有變化；操作過程步驟，如圖8所示：

圖8

二、Excel排序用快捷鍵

1、假如要用快捷鍵把水果銷量按降序排序。單擊第四列列號 D，選中第四列，按住 Alt 鍵，依次按一次 H、S 和 O，打開“排序提醒”窗口，按回車，則銷量按降序排序；操作過程步驟，如圖9所示：

圖9

2、升序排序快捷鍵為：Alt + H + S + S；自定義排序快捷鍵為：Alt + H + S + U；按鍵方法與演示的降序排序快捷鍵一樣。

3、右鍵菜單排序快捷鍵

升序：Shift + F10 + O + S；

降序：Shift + F10 + O + O；

將所選單元格顏色放在最前面：Shift + F10 + O + C；

將所選字體顏色放在最前面：Shift + F10 + O + F；

將所選單元格圖標放在最前面：Shift + F10 + O + I；

按鍵方法都是按 Shift，依次按一次后面的鍵。

三、Excel自定義排序

(一）自定義多個條件排序

1、有一個服裝銷量表，要求“地區(qū)”按升序排列、“銷量”按降序排序。選中表格的其中一個單元格，按住 Alt 鍵，依次按一次 H、S和 U 鍵，打開“排序”窗口，“主要關鍵字”選擇“地區(qū)”，“排序依據(jù)”選擇“數(shù)值”，“次序”選擇“升序”；單擊“添加條件”添加一個條件，“主要關鍵字”選擇“銷量”，“排序依據(jù)”保持默認的“數(shù)值”，“次序”選擇“降序”，單擊“確定”，則表格先按“地區(qū)”升序再按“銷量”降序排序，例如“廣州”都排到了前面，且在“廣州”的銷量按“降序”排序；操作過程步驟，如圖10所示：

圖10

2、如果要求滿足三個或三個以上條件排序，繼續(xù)單擊“添加條件”，再按同樣的方法設置即可。

(二）排序條件的復制、排序與刪除

同樣按快捷鍵 Alt + H + S + U 打開“排序”窗口（按鍵方法與上面一樣），選中第二個條件，單擊“復制條件”，則把第二個條件復制了一個并自動排在后面且處于選中狀態(tài)，單擊指向上的黑色小三角，則第三個條件上移一位，再單擊倒黑色小三角，它又下移一位，兩個黑色小三角專用于把條件排序；單擊“刪除條件”，則第三個條件被刪除；操作過程步驟，如圖11所示：

圖11

（三）按列或按行排序如何設置

1、默認情況下，Excel排序是按列排序，如以上演示的排序都是按列排的；如果要求按行排序，需要把排序“方向”設置為“按行排序”，操作過程步驟，如圖12所示：

圖12

2、操作說明：選中 B1 單元格，按住 Alt 鍵，單擊表格右下角最后一個單元格（即 E9），選中要排序的區(qū)域；再次按住 Alt，依次按一次 H、S 和 U，打開“排序”窗口，單擊“選項”，打開“排序選項”窗口，“方向”選擇“按行排序”，單擊“確定”返回“排序”窗口；“主要關鍵字”選擇“行 2”（因為第一行是表格標題），其它的保持默認選項，單擊“確定”，則選中區(qū)域按升序“排序”。

3、在“排序選項”窗口，還可以設置是否區(qū)分大小寫和是按字母排序還是按筆劃排序。如果字母要區(qū)分大于寫，勾選擇“區(qū)分大小寫；Excel 默認按字母排序，如果要按筆劃按序，選擇“按筆劃排序”即可。

提示：如果要排名次，需要用Rank函數(shù)，具體請參考《Excel Rank函數(shù)怎么用的11個實例，含與Rank.EQ和Rank.AVG的區(qū)別、并順自動排序和排名次及分段排序》一文。