在職場中經常批量制作幾十上百甚至上千都制作一份類似文件，如邀請函，請貼，結業證書等，而該類文檔共同點在于文檔大部分是一致，變化的是姓名、電話等信息，如果一張一張的排版打印，可能需要費時費力，使用word郵件合并功能來制作，5分鐘就能全部搞定，這就是郵件合并的強大之處。

郵件合并：文檔主要內容基本都是相同的，只是具體數據有變化而已。先制作出相同格式文檔如下圖2，然后合并不同數據表如下圖1，最后生成新的文檔。

數據表

相同格式文檔

第一步：單擊【郵件】—【開始郵件合并】—【郵件合并向導】，然后出現“郵件合并”向導面板。在這一步默認選擇的類型“信函”。其實這個信函是翻譯問題，咱們理解它為如邀請函的正文即可。

第二步：“郵件合并”向導面板，單擊“下一步：開始文檔”，在第二步選擇“使用當前文檔”，表示使用當前文檔排版內容為基礎。

第三步：單擊“下一步：選擇收件人”，這一步是最關鍵的，就是把表格數據關聯到文檔中，在向導面板里，選擇“使用現有列表”后下方選擇表格后，會出現所有數據，直接確定。

第四步：單擊“下一步：撰寫信函”后，在這一步也是關鍵的就是數據表格的標題要放到文檔里，單擊“其他項目”然后出現“插入合并域”對話框，依次把表格標題放到文檔合適位置。

第五步：單擊“下一步：預覽信函”后，當前文檔合并域部分就會顯示數據表具體內容。

第六步：單擊“下一步：完成合并”，在向導面板單擊“編輯單個信函”，在彈出“合并到新文檔”對話框，直接單擊確定。

最后word程序自動生成一篇新的文檔，新文檔就是批量生成后的文檔，唯一變化的就是和數據表關聯的部分。