Word樣式的使用方法以論文為例講解一篇論文動(dòng)輒都是幾十頁(yè)甚至上百頁(yè)文檔，論文標(biāo)書(shū)文章結(jié)構(gòu)都是標(biāo)題、小標(biāo)題、正文內(nèi)容這樣，而文章正文內(nèi)容不要、不要、不要直接添加格式，而格式指的是字體、段落設(shè)置這些。也就是說(shuō)不要通過(guò)【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下命令進(jìn)行直接設(shè)置

圖一：不能使用的格式設(shè)置形式

圖二：論文或標(biāo)書(shū)文章表現(xiàn)形式，標(biāo)題、正文內(nèi)容

正確的做法就是正文使用樣式，樣式：就是字體、段落、編號(hào)等一系列內(nèi)容組合在一起，樣式就像是套裝衣服，而單獨(dú)的格式就是上衣，褲子這樣。

還要記住一點(diǎn)：正文段落使用樣式后就不要再單獨(dú)設(shè)置格式了，所有的格式都在樣式中指定。也就是說(shuō)正文段落的格式就是一個(gè)樣式在控制。

第一步：先打開(kāi)樣式框可以使用快捷鍵“CTRL+ALT+SHIFT+S”，把鼠標(biāo)光標(biāo)先定位在任意一個(gè)段落位置，可以看到文檔正文默認(rèn)使用的是“正文樣式”，如下圖所示。

第二步：如果段落文字不是默認(rèn)的正文樣式，而是其它樣式的話，可以把光標(biāo)先定位在段落里面，然后單擊【開(kāi)始】—【清除格式】。

第三步：為論文正文應(yīng)用“宋體小四首行縮進(jìn)2字符”這樣格式，那么就單獨(dú)需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)樣式，單擊樣式框—“新建樣式”按鈕，然后彈出樣式創(chuàng)建對(duì)話框。

第四步：在彈出對(duì)話框依次填寫(xiě)樣式名稱：“論文正文段落”、樣式類型直接選擇默認(rèn)的段落，樣式基準(zhǔn)默認(rèn)“正文”，在對(duì)話框下方進(jìn)行快速格式或詳細(xì)格式設(shè)置。

第五步：按第三步要求在“快速格式”位置給字號(hào)改成小四號(hào)字，然后在對(duì)話框下方選擇“段落”命令后在“段落”對(duì)話框選擇“特殊”下的首行，默認(rèn)就是二字符，然后單擊確定。

第六步：樣式創(chuàng)建完成后，把鼠標(biāo)光標(biāo)定位在正文段落的任意位置，也可同時(shí)按住CTRL鍵選擇多個(gè)段落，然后在樣式快速選擇框內(nèi)單擊創(chuàng)建的樣式“論文正文段落”，即可把樣式應(yīng)用到段落里。應(yīng)用樣式后，樣式里所帶格式可以快速應(yīng)用到段落里。

第七步：把文章所有正文段落都添加該樣式后，以后如果再有統(tǒng)一格式的問(wèn)題就可以直接修改樣式即可。

最后需要提醒大家一點(diǎn)：如果碰到某些正文段落的格式使用“論文正文段落”不能滿足需要時(shí)，那么就需要再次創(chuàng)建新的樣式，如果某個(gè)段落需要改個(gè)字體或者加粗，那么就再創(chuàng)建個(gè)樣式給其使用。